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HomeMy WebLinkAbout120220 Final PTAC Minutes Mi n u t e s o f t h e P o r t T o w n s e n d A r t s C o mm i s s i o n M e e t i n g o f D e c e m b e r 2 , 2 0 2 0 LO C A T I O N : Ci t y H a l l ME M B E R S P R E S E N T : N h a t t N i c h o l s ( C h a i r ) , J o e G i l l a r d , D a n G r o u s s m a n , Mi c h e l l e H a g e w o o d , a n d J a s o n V i c t o r S e r i n u s ME M B E R S E X C U S E D : J u l i e J o h n s o n a n d N a n T o b y T y r r e l l ME M B E R S A B S E N T : Da n n y M c E n e r n e y ST A F F P R E S E N T : C i t y A t t o r n e y H e i d i G r e e n w oo d a n d L e g a l A s s i s t a n t A m b e r L o n g To p i c Mo t i o n s / R e c o m m e n d a t i o n / A c t i o n Ca l l t o O r d e r Th e m e e t i n g w a s c a l l e d t o or d e r a t 3 : 0 2 p . m . Ap p r o v a l o f A g e n d a Th e a g e n d a w a s u n a n i m ou s l y a p p r o v e d . Ap p r o v a l o f M i n u t e s fo r N o v e m b e r 4 , 2 0 2 0 T h e m i n u t e s o f N o v e m b e r 4 , 2 0 2 0 w e r e u n a n i m o u s l y a p p r o v e d wi t h a c l a r i f i c a t i o n a b o u t S h e ll y L e a v e n s ’ r e s i g n a t i o n a n d t h e re m o v a l o f t h e l a s t s e n t en c e u n d e r A p p r o v a l o f A g enda. Pu b l i c C o m m e n t No n e Ch a i r ’ s U p d a t e Ch a i r N h a t t N i c h o l s s h a r e d t h a t s he h a d a p p o i n t e d J a s o n V i c t o r Se r i n u s a s C h a i r o f t h e P u b l i c A r t C o m m i t t e e . J a s o n g a v e a n up d a t e o n t h e C r e a t i v e D i s t r i c t w a y fi n d i n g s i g n pro j ect. Bu d g e t U p d a t e : Mo s t o f t h e a p p r o v e d p a y m e n t s f o r 2 0 2 0 ha v e b e e n m a d e . Th e C o m m i s s i o n w i l l d i s c u s s i t s b u d g e t i n J a n u a r y , a f t e r C i t y Co u n c i l a p p r o v e s th e 2 0 2 1 a m o u n t . Fu n d r a i s i n g O p t i o n s : Ci t y A t t o r n e y H e i d i G r e e n w o o d ex p l a i n e d t h a t r e g u l a t i o n s ar o u n d d o n a t i o n s m a k e i t im p r a c t i c a l f o r g o v e r n m e n t a g e n c i e s t o f u n d r a i s e . S h e re c o m m e n d e d t h a t P T A C m e m b e r s c o n s i d e r f o r m i n g a no n - p r o f i t s i m i l a r t o t h e Li b r a r y F o u n d a t i o n a n d s e e k a fi s c a l s p o n s o r . S h e c l a r i f i e d th a t i f t h e C o mm i s s i o n w a n t e d to a p p l y f o r a g r a n t , C i t y s t a f f w o u l d h a v e t o s u b m i t t h e ap p l i c a t i o n , m a n a g e f u n d s , a n d f o l l o w r e p o r t i n g re q u i r e m e n t s . Co m m i s s i o n e r s g e n e r a l l y e x p r e s s e d i n t e r e s t i n t h e i d e a o f a no n - p r o f i t a n d w i l l r e s e a r c h s i mi l a r o r g a n i z a t i o n s a t o t h e r ag e n c i e s . T h e C h a i r w i l l r e s e a r c h wh e t h e r a r t s c o m m i s s i o n s a t ot h e r c i t i e s h a v e a p p l i e d f o r g r a n t s . De a d l i n e s f o r A p p l i c a t i o n s : M o n t h l y v s . Q u a r t e r l y Th e C o m m i s s i o n u n a n i m o u s l y v o t e d t o c h a n g e i t s g r a n t ap p l i c a t i o n r e v i e w t o a q u a r t e r l y pr o c e s s b e g i n n i n g i n A p r i l 2 0 2 1 . Fo r t h e f i r s t t h r e e m o n t h s o f 2 0 2 1 , t h e C o m m i s s i o n w i l l a c c e p t an d r e v i e w a p p l i c a t i o n s m o n t h l y f o r e v e n t s o c c u r r i n g J a n u a r y th r o u g h M a r c h . A p p l i c a t i o n s f o r e v e n t s o c c u r r i n g A p r i l t h r o u g h Ju n e w i l l b e r e v i e w e d at t h e A p r i l m e e t i n g , J u l y th r ou g h To p i c Mo t i o n s / R e c o m m e n d a t i o n / A c t i o n Se p t e m b e r e v e n t s a t t h e J u l y m e e t i n g , a n d O c t o b e r t h r o u g h De c e m b e r e v e n t s a t t h e O c t o b e r me e t i n g . B e g i n n i n g i n 2 0 2 2 , Ja n u a r y t h r o u g h M a r c h e v e n t s w i l l b e r e v i e w e d a t t h e J a n u a r y me e t i n g . T h e C o m m i s s i o n w i l l a l l o c a te 1 / 5 o f i t s t o t a l y e a r l y bu d g e t t o e a c h q u a r t e r , a n d t h e r e m a i n i n g 1 / 5 o f t h e b u d g e t w i l l be s p r e a d o u t o v e r t h e y e a r f o r mi c r o g r a n t s ( $ 5 0 0 o r l e s s ) , w h i c h ma y b e r e v i e w e d o n a m o n t h l y b a s i s . Re v i e w o f A p p l i c a t i o n f o r F i n a n c i a l S u p p o r t a n d F A Q Sh e e t Th e C o m m i s s i o n a g r e e d t o m a k e th e f o l l o w i n g c h a n g e s t o t h e fu n d i n g a p p l i c a t i o n : a d d “ i f a n y” a f t e r O r g a n i z a t i o n N a m e , ch a n g e R e s p o n s i b l e N a m e t o P r im a r y C o n t a c t , r e m o v e t h e re q u e s t f o r o t h e r s p o n s o r i n g a g en c i e s , a n d c h a n g e t h e f i r s t se n t e n c e a f t e r t h e t a b l e o n t h e f i rs t p a g e t o : “ D e s c r i b e h o w y o u r pr o j e c t w i l l b e n e f i t a n d c o n s i d e r th e d i v e r s e p o p u l a t i o n o f t h e gr e a t e r P o r t T o w n s e n d c o m m u n i t y . ” T h e C h a i r w i l l m a k e e d i t s t o th e F A Q p a g e t o r e f l e c t t h e n e w f u n d i n g p r o c e s s a n d f o r w a r d bo t h d o c u m e n t s t o s t a f f f o r p o s t i n g o n l i n e . Ne x t M e e t i n g : Ja n u a r y 6 , 2 0 2 0 a t 3 : 0 0 p . m . Ad j o u r n : Th e m e e t i n g w a s a d j o u r n e d a t 4 : 5 8 p . m .