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HomeMy WebLinkAbout010918 Minutes PE G A c c e s s C o o r d i n a t i n g C o mm i t t e e M E E T I N G M I N U T E S Da t e : Ja n u a r y 9 , 2 0 1 8 Ti m e : 3 : 3 0 p m Lo c a t i o n : G a e l S t u a r t B u i l d i n g , 1 5 1 0 B l a i n e S t . Me m b e r s P r e s e n t : M a r k W e l c h , R o b e r t G r a y , R i c h a r d D u r r , B r i a n M o r a t t i , J o a n n a Sa n d e r s , M e l o d y E i s l e r St a f f P r e s e n t : C i t y A t t o r n e y S t e v e G r o s s To p i c Mo t i o n s / R e c o m m e n d a t i o n / A c t i o n Ap p r o v a l o f A g e n d a : Un a n i m o u s a p p r o v a l w i t h n o c h a n g e s . Ap p r o v a l o f M i n u t e s : De c e m b e r 1 2 , 2 0 1 7 Un a n i m o u s a p p r o v a l In t e r l o c a l A g r e e m e n t / C o n t r a c t C h a n g e s . St e v e G r o s s r e m i n d e d t h i s i s t h e c u r r e n t ag r e e m e n t b u t i s p a s t d u e f o r r e v i s i o n . H e r e c o m m e n d e d t h e c o m m it t e e r e v i e w t h e s a m p l e co n t r a c t p r o v i d e d a n d r e q u e s t e d t h e s c h o o l d i s t r i c t b e g i n w o r k on a c o s t e s t i m a t e f o r s e r v i c e s (n u m b e r o f m e e t i n g s a n d e v e n t s c o v e r e d , c a p i t a l a n d e q u i p m e n t c os t s , a d m i n i s t r a t i o n ) . I t w a s no t e d t h a t p u b l i c p r o g r a m m i n g / p r o d u c t i o n r e q u i r e s r o u g h l y 1 5 h o ur s a w e e k . M a r k W e l c h no t e d t h a t a c h a n g e i n t h e m e m b e r s h i p s t r u c t u r e m i g h t h e l p w i t h a d d i t i o n a l p r o g r a m m i n g . St a t i o n m a n a g e m e n t s u p p o r t m i g h t b e p a r t o f v i d e o i n s t r u c t i o n . So m e d i s c u s s i o n e n s u e d ab o u t C i t y p r o g r a m m i n g ( L i b r a r y a n d G o v e r n m e n t M e e t i n g s ) . R e g a r di n g o t h e r e d u c a t i o n a l pr o d u c t i o n , i t w a s n o t e d t h a t r o u g h l y 7 0 % i s f r o m r e l i g i o u s o r g an i z a t i o n s a n d 3 0 % i n d i v i d u a l (i n c l u d i n g e n v i r o n m e n t a l a n d e n e r g y g r o u p s ) . E q u i p m e n t n e e d s m e nt i o n e d w e r e : H D ch a n n e l s a n d n e w c a m e r a s i n C o u n c i l C h a m b e r s . S u p p l i e s n e e d e d i n t h e i n t e r i m w o u l d b e se n t t o C i t y C l e r k f o r p u r c h a s i n g . Th e r e w a s s u p p o r t f o r a n i n t e r i m me m o r a n d u m o f u n d e r s t a n d i n g u n t i l a co n t r a c t f o r s e r v i c e s m o d e l c o u l d b e im p l e m e n t e d ( p e r h a p s i n 2 0 1 9 ) . T h e r e wa s a l s o s u p p o r t f o r a n a d m i n i s t r a t i v e me e t i n g b e t w e e n t h e C i t y a n d s c h o o l di s t r i c t t o d i s c u s s n e e d e d a d m i n i s t r a t i v e pr o g r a m m i n g a n d p r o d u c t i o n s u p p o r t . Fr a n c h i s e A g r e e m e n t w i t h W A V E C a p i t a l i m p r o v e m e n t s m e n t i o n e d i n c l u d e v i d e o s e r v e r re p l a c e m e n t w i t h a H y p e r c a s t e r ( $ 7 - 2 0 K ) t o s a v e p r o g r a m m i n g t i m e. S t a t i o n c a m e r a s w e r e re c e n t l y r e p l a c e d a r e i n g o o d c o n d i t i o n . Bu d g e t 2 0 1 8 : A b u d g e t s t a t u s r e p o r t e d w a s p r o v i d e d . A m o r e d e t a i l e d r e v i e w o f b u d g e t a n d ex p e n s e s w o u l d b e d i s c u s s e d a t t h e a d m i n i s t r a t i v e m e e t i n g . Pu b l i c C o m m e n t : No n e Ne x t M e e t i n g : Ma r c h 1 3 , 2 0 1 8 ( N o m e e t i n g i n F e b r u a r y ) T o p i c s t o i n c l u d e : I n t e rl o c a l A gr e e m e n t / C o n t r a c t C h a n g e s ; 2 0 1 8 B u d g e t ; P e r s o n n e l / S t a t i o n / S t a f f in g - C o n t r a c t s Ad j o u r n : Th e m e e t i n g w a s a d j o u r n e d a t 4 p . m .